Pelaporan Pelanggaran

Sistem Pelaporan Pelanggaran

Sistem Pelaporan Pelanggaran, atau Whistleblowing System (WBS) merupakan mekanisme pengaduan pelanggaran yang dikembangkan oleh Perusahaan dalam rangka menciptakan sistem pelaporan pelanggaran yang mengedepankan prinsip kerahasiaan dan perlindungan bagi pelapor. WBS memberikan sarana kepada siapapun untuk melaporkan setiap dugaan terjadinya perilaku tidak legal, tidak bermoral atau praktik lain di dalam Perseroan yang tidak sah dan menyimpang dari Pedoman dan Kode Etik Perusahaan atau hukum yang berlaku.

Setiap orang yang merasa resah ataupun melihat ada hal yang tidak sesuai dengan Kode Etik/hukum yang berlaku/ adanya pelanggaran aturan maka dapat:

• Menyampaikan melalui saluran kepatuhan (kontak pengaduan),
• Membicarakan temuan pelanggaran dengan atasan,
• Mendiskusikan dengan compliance officer.

Informasi yang dapat dilaporkan melalui WBS antara lain:

1. Tindakan kecurangan, penipuan, korupsi, kolusi/suap, pungutan liar,
2. Perbuatan melanggar hukum, Kode Etik Perusahaan, Peraturan Perusahaan, dan Standar Operating Procedure (SOP) yang berlaku,
3. Pelanggaran etika, dan
4. Perilaku pelanggaran lainnya yang berpotensi menimbulkan kerugian bagi Perseroan.

Untuk menunjang langkah tindak lanjutnya, pelapor sedapat mungkin menjelaskan mengenai:

• Apa pelanggaran yang terjadi (what)?
• Siapa saja pihak-pihak yang terlibat (who)?
• Kapan terjadinya pelanggaran (when)?
• Di mana terjadinya pelanggaran tersebut (where)?
• Bagaimana kronologis pelanggaran tersebut dapat terjadi (how)?

CARA PENYAMPAIAN LAPORAN PELANGGARAN DAN PENANGANAN PENGADUAN

Pihak pelapor (internal maupun eksternal) diwajibkan menyampaikan pengaduan secara jelas dan dapat dipertanggungjawabkan agar laporan dapat dibuktikan, dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

• Pelanggaran yang dilaporkan disebutkan secara singkat dan jelas,
• Pihak terlapor dan terlibat disebutkan dengan jelas nama dan unit kerjanya,
• Waktu dan tempat terjadinya pelanggaran disebutkan dengan jelas,
• Kronologi kejadian diuraikan secara jelas dan lengkap. Lampiran bukti-bukti pelanggaran akan membantu mempercepat proses investigasi.

Mekanisme Penanganan Sistem Pelaporan Pelanggaran

PENANGANAN PENGADUAN DAN PIHAK YANG MENGELOLA PENGADUAN

Penanggung jawab WBS adalah Unit Audit Internal. Setiap pengaduan yang masuk akan dikelola oleh Unit Audit Internal untuk selanjutnya ditindaklanjuti. Dalam melakukan tindak lanjut atas pelaporan pelanggaran, Unit Audit Internal dapat pula berkoordinasi dengan unit lainnya yang terkait. Terkait dengan perlindungan kepada pelapor, Perseroan menjamin kerahasiaan informasi dan identitas serta memberikan perlindungan kepada pelapor.

PERLINDUNGAN PELAPOR

Unit Audit Internal sebagai penanggung jawab WBS memberikan jaminan perlindungan bagi pelapor. Pelapor diperkenankan untuk tidak memberikan identitas diri namun bila memberikan identitas diri maka saluran kepatuhan ini akan dapat melaporkan hasilnya kepada pelapor atau meminta informasi tambahan jika diperlukan.

Perseroan menjamin kerahasiaan informasi dan identitas serta memberikan perlindungan hukum kepada pelapor untuk laporan yang sudah terverifikasi dengan benar.

PENGADUAN DITERIMA DAN DISELESAIKAN PADA TAHUN 2023

Sepanjang tahun 2023, terdapat 4 pelaporan melalui WBS yang telah ditindaklanjuti dan diselesaikan. Pihak yang terbukti melakukan pelanggaran telah diberikan sanksi sesuai aturan Perseroan.