Sekretaris Perusahaan

Sekretaris Perusahaan bertindak sebagai pihak penghubung antara Perseroan dengan Otoritas Jasa Keuangan (OJK),Bursa Efek Indonesia (BEI), Kustodian Sentral Efek Indonesia (KSEI), Biro Administrasi Efek (BAE), Investor dan pemangku kepentingan. Sekretaris Perusahaan juga bertugas menjaga persepsi publik, khususnya Investor atas citra dan kinerja Perseroan, pemenuhan terhadap peraturan terkait, bertanggung jawab atas keterbukaan informasi Perseroan sebagai perusahaan publik. Untuk menjalankan tugas tersebut, Sekretaris Perusahaan dapat berfungsi sebagai Compliance officer, Investor/Stakeholders relation dan Liaison officer/contact person.

Sekretaris Perusahaan diangkat oleh dan bertanggung jawab langsung kepada Direksi.

Tugas dan Tanggung Jawab

Sesuai Peraturan Otoritas Jasa Keuangan (OJK) Nomor 35/POJK.04/2014 tentang Sekretaris Perusahaan Emiten atau Perusahaan Publik, tugas dan tanggung jawab Sekretaris Perusahaan Perseroan di antaranya adalah:

1. Mengikuti perkembangan pasar modal khususnya peraturan perundang-undangan yang berlaku di bidang pasar modal;
2. Memberikan masukan kepada Direksi dan Dewan Komisaris untuk mematuhi ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang pasar modal;
3. Membantu Direksi dan Dewan Komisaris dalam pelaksanaan tata kelola perusahaan yang meliputi:
• Keterbukaan informasi kepada masyarakat, termasuk ketersediaan informasi pada situs web Perseroan;
• Penyampaian laporan kepada OJK tepat waktu;
• Penyelenggaraan dan dokumentasi RUPS;
• Penyelenggaraan dan dokumentasi rapat Direksi dan/atau Dewan Komisaris; dan
• Pelaksanaan program orientasi terhadap perusahaan bagi Direksi dan/atau Dewan Komisaris.
4. Sebagai penghubung antara Perseroan dengan pemegang saham, OJK dan pemangku kepentingan lainnya.

Pelaksanaan Tugas Tahun 2020

Sepanjang tahun 2020, Sekretaris Perusahaan telah melaksanakan tugas-tugas sebagai berikut:

1. Menyampaikan Laporan Daftar Pemegang Saham ke OJK dan Bursa Efek Indonesia (BEI) secara berkala setiap bulan sebelum tanggal 12.
2. Membantu Direksi dan Dewan Komisaris menyelenggarakan rapat bulanan.
3. Melaksanakan program orientasi bagi dua anggota Dewan Komisaris yang baru diangkat pada RUPSLB tanggal 25 November 2020.
4. Menyelenggarakan aksi korporasi:
1. Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS):
1. RUPS Tahunan (RUPST) pada tanggal 8 April 2020 di Semarang.
2. RUPS Luar Biasa (RUPSLB) pada tanggal 27 Agustus 2020 diselenggarakan di Jakarta mengikuti Peraturan OJK Nomor 15/POJK.04/2020 Tentang Rencana dan Penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan Terbuka dan Peraturan OJK Nomor 16 /POJK.04/2020 tentang Pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham Perusahaan Terbuka Secara Elektronik serta Anggaran Dasar Perseroan dalam melaksanakan RUPS, dari mulai pemberitahuan kepada OJK dan Bursa Efek Indonesia (BEI) serta Kustodian Sentral Efek Indonesia, Iklan Pemberitahuan di surat kabar dan situs web Bursa Efek Indonesia serta Perseroan, Pemanggilan melalui iklan surat kabar dan situs web Bursa Efek serta Perseroan.
   Pada tahun 2020, untuk pertama kalinya diberlakukan bagi Pemegang Saham yang berhalangan untuk hadir secara langsung, dapat diwakili oleh kuasanya. Untuk itu, Perseroan menyediakan 2 (dua) jenis kuasa:
• Kuasa elektronik, yaitu melalui fasilitas Electronic General Meeting System KSEI ("eASY KSEI") pada situs web https://akses.ksei.co.id yang disediakan oleh KSEI, sebagai bagian dari mekanisme pemberian kuasa secara elektronik (e-Proxy),
• Surat Kuasa Konvensional, yaitu dengan membawa surat kuasa yang sah atau sebagaimana contoh form surat kuasa yang tersedia di web Perseroan (www.sidomuncul.co.id).
3. RUPSLB pada tanggal 25 November 2020 diselenggarakan di Jakarta.
   Seluruh tahapan RUPS mulai dari Pengumuman, Pemanggilan dan Pengumuman Hasil RUPSLB tidak lagi melalui iklan di koran namun melalui website BEI, website PT Kustodian Sentral Efek Indonesia (KSEI) dan website Perseroan.
   Penyelenggaraan ketiga RUPS ini dilaksanakan dalam kondisi Pandemi Covid-19 sehingga dalam iklan Pemanggilan atau Pemanggilan melalui website sudah disampaikan agar semua yang hadir mematuhi protokol kesehatan yang diberlakukan pemerintah bekerja sama dengan pengelola gedung tempat berlangsungnya RUPS.
2. Pembagian dividen tahunan hasil RUPST tanggal 8 April 2020 dan dividen interim hasil keputusan rapat Direksi tanggal 20 Oktober, 2020.
3. Pemecahan Nilai Nominal Saham (Stock Split):
   Sehubungan dengan keputusan RUPSLB Perseroan tanggal 27 Agustus 2020 yang antara lain menyetujui perubahan nilai nominal saham Perseroan dari nilai nominal saat ini sebesar Rp100 (seratus Rupiah) per saham menjadi Rp50 (lima puluh Rupiah) per saham.
   Agar seluruh aksi korporasi tersebut dapat berjalan dengan lancar dan sesuai aturan maka Sekretaris Perusahaan telah melakukan tugas-tugas sebagai berikut:
• Berkoordinasi dengan KSEI antara lain mengenai jadwal-jadwal penting, pengumuman, dan pendistribusian dividen.
• Berkoordinasi dengan Biro Administrasi Efek (BAE) dalam menyiapkan daftar pemegang saham yang berhak hadir dalam RUPS dan untuk menyiapkan data pemegang saham yang berhak mendapatkan dividen, pelaksanaan pemotongan PPH atas dividen untuk menindaklanjuti keputusan RUPS mengenai pembagian dividen tahun buku 2019 dan dividen interim.
• Berkoordinasi dengan Notaris yang akan membuat Berita Acara RUPS khususnya membuat akta disesuaikan dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku.
• Melaporkan hasil RUPS kepada OJK dan BEI serta mengumumkan pada surat kabar, situs web BEI, KSEI dan Perseroan termasuk jadwal pembagian dividen setelah berkoordinasi dengan BEI.
5. Menyelenggarakan Paparan Publik melalui webinar tanggal 27 Agustus 2020 bekerja sama dengan BEI pada acara "Pubex Live 2020" yang diselenggarakan dalam rangka HUT ke-42 Pasar Modal. Pada saat yang sama juga dilakukan konferensi pers.
6. Mengikuti workshop, seminar, sosialisasi dan pendalaman peraturan-peraturan terkait pasar modal serta topik lainnya yang diselenggarakan oleh OJK, BEI, AEI, ICSA dan KPPU. Terlibat dalam Forum Grup Discussion tentang draft perubahan Peraturan OJK dan KSEI.
7. Pengurus pada Indonesia Corporate Secretary Association (ICSA) dengan jabatan Wakil Ketua Umum Bidang Komunikasi Regulasi.
8. Menjadi moderator dalam seminar/workshop yang diselenggarakan oleh ICSA.
9. Menjadi fasillitator pada workshop yang diselenggarakan oleh ICSA.
10. Menyampaikan keterbukaan Informasi kepada OJK, Bursa dan masyarakat melalui Spe-OJK, IDXNet dan situs web Perseroan untuk peristiwa-peristiwa penting yang terjadi dengan Perseroan.

Pengembangan Kompetensi

Untuk mendukung pelaksanaan tugasnya, pada tahun 2020 Sekretaris Perusahaan mengikuti program pengembangan kompetensi seperti pelatihan, seminar, workshop sebagai berikut: